Organizacja Spotkania Blogerek | Od zaplecza | Kulisy...

piątek, 15 września 2017
Hej :)

Do napisania tego wpisu zbierałam się bardzo długo. Miałam go zaczętego i ciągle coś edytowałam, poprawiałam, zmieniałam, aż dzisiaj wydaje mi się, że jest wszystko zawarte to co chciałam Wam przekazać. Dlaczego chcę o tym pisać? By pomóc tym którzy jeszcze nie organizowali tego typu spotkań i nie wiedzą od czego zacząć, by ukazać ile to jest pracy, by opisać swoje odczucia. Wpis podzieliłam na kilka punktów by wszystko było jasne i czytelne. Zatem nie ma co przedłużać, tylko zapraszam do lektury.

Moje punkty organizacji spotkania blogerskiego:
1. Planowanie spotkania
2. Rekrutacja na spotkanie
3. Miejsce spotkania
4. Oprawa spotkania
5. Partnerzy spotkania
6. Plan awaryjny
7. Relacja po spotkaniu
8. Organizacja solo czy w duecie

Wszystko tak naprawdę zaczyna się od myśli, "może zorganizuje spotkanie blogerek", a później "przecież nigdy tego nie robiłam i nie wiem od czego zacząć" - tak było u mnie. Chociaż ja pierwszego spotkania nie organizowałam sama. Choć obydwie robiłyśmy to pierwszy raz - to pierwsze razy nieznane, z kimś są zawsze łatwiejsze. Zorganizowanych spotkań na swoim koncie mam już trzy - mam różne spostrzeżenia i przemyślenia po tym czasie, którymi właśnie chcę się podzielić, o czym zapowiadałam już dawno dawno temu. Więc zaczynajmy...

Chcąc zorganizować Spotkanie Blogerek (może być też blogerów - jednak pozwólcie, że będę posługiwać się słowem "blogerek" by nie robić chaosu), trzeba zrobić rozeznanie czy w danym regionie będą chętne osoby, bo nie ma co się oszukiwać, jeżeli nikt nie przyjdzie (przyjedzie) to takie spotkanie po prostu się nie odbędzie. Najlepszym sposobem jest w miarę możliwe sprawdzenie ile osób bloguje w danej okolicy. Gdy już wiemy, że chętni się znajdą to określamy datę spotkania. Zazwyczaj tego typu spotkania organizowane są w sobotę i to nie bez powodu. Weekendy są często wolne od pracy, a jeśli ktoś pracuje to łatwiej otrzymać wolne od szefostwa. Gdy ktoś jedzie z daleka to nie musi się spieszyć, że na drugi dzień powinien rano wstać, bo niedziela to zazwyczaj dzień wolny. Warto już na samym początku określić cel spotkania: czy jest to tylko przysłowiowa kawka, herbatka i plotki, czy też będziecie komuś pomagać (nie ma znaczenia czy ludziom, czy zwierzętom - liczy się chęć niesienia pomocy) i czy chcecie by spotkanie było owiane upominkami od partnerów spotkania (sponsorów - aczkolwiek ja tego określenia nie lubię, gdyż uważam, że sponsor to osoba która coś ofiaruje nie oczekując niczego w zamian, a patron, ma w tym też swój udział). Warto sobie ułożyć taki pierwszy plan spotkania (np. 12.00 - schodzenie się dziewczyn, 12.30 - plotki i picie, 13.00 - gość specjalny, itp.). Oczywiście jest to tylko orientacyjny plan, który ma na celu pomóc Wam w rozplanowaniu spędzenia wspólnego czasu podczas spotkania i może być on modyfikowany aż do samego spotkania, bo nigdy nie wiadomo co i jak się ułoży. Niemalże tradycją na tego typu zlotach są goście specjalni (np. blogerki kosmetyczne odwiedza osoba z danej firmy kosmetycznej, blogerki kulinarne z firmy kulinarnej, itd.) którzy przygotowują krótką prelekcje, a czasami też i warsztaty dla uczestniczek. Warto pamiętać jednak, że gdy chcemy by ktoś pojawił się na naszym spotkaniu trzeba uzgadniać to stosunkowo z większym wyprzedzeniem (miesiąc do dwóch lub i trzech), gdyż osoba która otrzyma zaproszenie w ostatniej chwili, może się nie zgodzić z prostej przyczyny - ma już coś innego zaplanowane. Widzicie bym zapomniała też o ważnej kwestii - warto nadać Waszemu spotkaniu nazwę z którą będzie ono kojarzone (np. Wakacyjne Spotkanie Blogerek, Spotkanie Blogerek z Okazji Dnia Kobiet, itp.) Gdy już mamy wszystko zaplanowane i przemyślane kilka razy - możemy zaczynać działać. A więc tam ta dam... - rekrutacja...

Niby to zwyczajna rekrutacja jednak trzeba się do niej także dobrze przygotować. Może ona przybrać wiele form, o których za chwilę napiszę, jednak zanim ogłosimy nabory na spotkanie trzeba przygotować kilka rzeczy: grafiki promujące spotkanie, z nazwą i datą spotkania oraz miejscowością (ewentualnie można zrobić dwie i jedna dodatkowo może zawierać okres zgłoszeń, adres e-mail), można założyć także osobny e-mail do przyjmowania zgłoszeń (jest to opcjonalne), a także przygotować wpis na bloga o starcie rekrutacji na spotkanie oraz na portale społecznościowe. Warto też określić na ile osób chcemy organizować ewent, czy na kilka lub kilkanaście lub też z większym rozmachem - to zależy tylko od nas i ilości chętnych.
Formy rekrutacji blogerek na spotkanie:
1. Losowa (spisujemy na kartkę wszystkie zgłoszenia i losujemy);
2. Tematyczna (jeśli chcemy by były to tylko blogerki np. modowe, lub kosmetyczne, itd. - warto o tym napisać w poście z rekrutacją czy ustalamy tematykę blogów, czy każdy kto chce może się zgłosić);
3. Według naszego gustu (wybieramy po prostu kogo chcemy, według swoich kryteriów - zazwyczaj patrzy się tutaj na bloga osoby zgłaszającej się, jak często się udziela na blogu, czy ma kontakt z widzami, itp. oraz profile społecznościowe);
4. Zaproszenie (w tym przypadku nie ogłaszamy rekrutacji, w zasadzie wpis zapowiadający spotkanie także nie jest potrzebny, ale pojawić się może, gdyż tutaj sami kierujemy zaproszenia na dane spotkanie do konkretnych osób które chcemy aby z nami były w tym dniu i czekamy na odpowiedź, czy takie zaproszenie przyjmą lub nie).
Która z metod jest najlepsza? Przyznam szczerze, że nie wiem, to zależy tylko i wyłącznie od osoby organizującej. Gdy chcemy poznać nowe blogerki na pewno ogłosimy rekrutacje, gdy jednak nie chcemy poszerzać grona znajomych blogerek możemy użyć zaproszeń - lub połączyć połowę miejsc na znane już osoby i połowę na nowe. 
Załóżmy, że wybrałyśmy już blogerki, to trzeba je o tym poinformować i czekać na dokładne potwierdzenie. Ekipa jest to czas znaleźć odpowiedni lokal, który pomieści całe to wydarzenie...

Z miejscem spotkania chodzi o to by każdemu było wygodnie, a to trudna sprawa, bo... Dlatego przy wyborze lokalu na ewent warto zwrócić uwagę na: lokalizacje (żeby każda z blogerek miała jak najmniejsze trudności z dotarciem do miejsca docelowego), wielkość lokalu (gdy będzie to kilka osób i bez prezentów - wystarczy Wam tylko stolik do siedzenia; gdy jednak dojdą do tego upominki potrzeba na nie dodatkowego miejsca), wystrój (który sprawi by miło i sympatycznie można było spędzić dane np. popołudnie) oraz obsługa (miła obsługa na prawdę wiele może zdziałać), a także warto zapoznać się z menu (jego asortymentem i cenami). Przed ostatecznym wyborem lokalu można także zaczerpnąć opinii na jego temat w internecie. 
Oczywiście w każdym lokalu, nawet malutkim, trzeba odpowiednio wcześniej zarezerwować miejsce (podać ilość osób i jeśli będą upominki poprosić o dodatkowe miejsce, fajną opcją są lokale z kilkoma mini salami - nikt nikomu nie przeszkadza z gości i nie zagląda z wielkim zdziwieniem do "talerza". Oczywiście jeśli rezerwacja takowego lokalu jest płatna trzeba spytać o zgodę uczestniczki spotkania i rozdzielić na ilość osób, ja jednak robiłam zawsze tak, że rozmawiałam z właścicielem lokalu i w zamian za reklamę, ten nie pobiera opłaty rezerwacyjnej - chociaż nie każdy lokal pobiera koszt rezerwacji. Często przy rezerwowaniu lokalu obsługa (właściciele) pytają jakie przekąski przygotować,  wtedy jednak najlepszym sposobem jest powiedzenie, że każda osoba według siebie będzie zamawiać, a także, że każdy sam za siebie będzie płacić i by od początku spotkania obsługa dla każdego nabijała osobne paragony - takie jasne postawienie sprawy pozwoli uniknąć końcowych nieporozumień, co kto, za co itp. Warto też ustalić przedział czasowy spotkania i podać przy rezerwacji np. spotkanie zaczyna się o 12.00 to dla właściciela powiedz, że ty będziesz o 11.30 by ogarnąć stolik, itp. po swojemu, a reszta osób będzie schodzić się do danej godziny, i mniej więcej do tej i do tej potrwa spotkanie. A co z całą oprawą spotkania? 

W zasadzie ujmując ten punkt spotkania, nie jest konieczny. Można go zrealizować, lecz nie trzeba, bo tak naprawdę jest to tylko dodatek i więcej pracy, jednak jeśli chcecie by Wasze spotkanie było jeszcze milej zapamiętane możecie pokusić się o rozgłos waszego spotkania i zaproszenie na nie przedstawiciela z gazety stacjonarnej lub internetowej - dzięki temu Wasze spotkanie stanie się jednym z tych o których się mówi w większym gronie i macie swoje przysłowiowe pięć minut by zaprezentować swoje blogi, które ktoś może dostrzec i docenić. Kwestia zdjęć wygląda tak, że zazwyczaj jak to dziewczyny blogujące każda ma czym robić zdjęcia i tutaj nie potrzeba doświadczonego fotografa. Każda uczestniczka pisząc bloga ma czym zrobić zdjęcia, czy jest to telefon czy aparat zwykły, czy lustrzanka - nie ma w tej sytuacji najmniejszego znaczenia, a.... ważne jest to by po spotkaniu wszystkie zdjęcia zebrały się w jednym miejscu i z nich wspólnie możecie wybrać które opublikujecie na blogach, a te bardziej "śmieszne, z dziwnymi minami" zachowacie dla swoich wspomnień. Bywa też tak, że organizatorka chcę by na spotkaniu był profesjonalny fotograf, by wykonał kilka świetnych fot - to też jest fajne, ale pamiętajmy żeby nie przez całe spotkanie, bo jednak chodzi o to by się też odrobinę w swoim gronie wyluzować, a nie spinać bo cyk - będzie robił Pan/Pani zdjęcie. A teraz coś co ja uwielbiam - tort - uwielbiam jak na spotkaniach jest tort. Dlaczego? Dla mnie tort jest oznaką takiego wyjątkowego dnia, spotkania, coś na styl urodzin... to ten moment gdzie wszyscy robią wow... a jeszcze lepiej jak sam tort nie tylko wygląda, a i smakuje to "niebo w gębie" jak to się mówi. Jak to zrobić by był tort? Zazwyczaj idzie się dogadać z właścicielami lokalu tort za reklamę (pamiętajcie nie musi to być tort piętrowy, a nawet malutki symboliczny), można też samemu kupić - ale ponosi się koszty. Jeśli tort ma być niespodzianką to zrzutka odpada. Jeśli chodzi o ten punkt to nie są konieczne warunki jak już wspomniałam - ale miło jak coś się dzieje innego na spotkaniu.

Na opis tego punktu pewnie czekało wiele osób, bo wydaje się, że to rzecz najtrudniejsza. Zakładamy w tym punkcie, że chcecie by Wasze spotkanie było owiane upominkami od partnerów spotkania. Powiedzcie mi lubicie dostawać prezenty? Bo ja uwielbiam, jednak zapamiętajcie, że upominki z takich spotkań to są prezenty, ale "za coś" Ale po kolei:
Jakie typy upominków? Najlepiej jeżeli są one dopasowane do tematyki blogów blogerek. Blogerki kosmetyczne ucieszą się z kosmetyków. Blogerki kulinarne - z rzeczy kulinarnych. Blogerki mamy - z rzeczy dla siebie lub dzieci. Średnio wypadają upominki spożywcze na blogach kosmetycznych - takie jest mniemanie - u mnie tak się zdarzyło - przyznaje się bez bicia. Chociaż patrzeć na to z drugiej strony, jeśli mamy przedstawić je tylko w poście z upominkami - nic złego się nie dzieję, a dzieci z czekolady też się ucieszą. 
Co w zamian za prezenty? I tutaj bywa różnie, zazwyczaj firmy oczekują by upominki były widoczne w tle w relacjach ze spotkania, a w postach z upominkami były dodane zdjęcia upominków, logo i link do strony. Czasami bywa tak, że wymagana jest recenzja, lub inne punkt ale to zależy od każdej firmy z osobna.  Ważne jest by tam gdzie wymagana jest recenzja, dziewczyny wiedziały o tym przed spotkaniem lub poprosić wcześniej o ich zgodzę, czy jeśli będzie coś do opisania czy się tego podejmą, lub czego na pewno nie opiszą na swoim blogu - i wtedy już wiemy na co mamy się zgadzać negocjując z firmą, a na co nie. 
Ilość upominków? I to jest chyba najbardziej poruszająca kwestia całą blogosferą. Jak jest mało - są plotki. Jak jest dużo - też są plotki, a nawet jak upominków nie ma - też są plotki. Ja nie mówię, że każdy plotkuje, bo tak nie jest. Najwięcej mają zawsze do powiedzenia osoby "anonimowe" które boją się ujawnić, tylko z łatwością piszą "chytre blogerki", itp. Kochani anonimowi, pamiętajcie my nie mamy tego za nic - zachęcam by samemu spróbować zorganizować takie spotkanie, lub wybrać się na jakiekolwiek i też otrzymać upominki i nie zazdrościć. To ile upominków otrzyma każda osoba na spotkaniu zależy tylko od organizatorki i jej włożonej pracy w przygotowanie. Dziewczyny jadąc na spotkanie nigdy nie wiedząc czy otrzymają dwa - cztery upominki czy pełne torby. Czy jest/powinien być jakiś limit? Uważam, że nie, ważne tylko aby wszystkie strony były usatysfakcjonowane.
Jak pozyskać patronów spotkania? Przygotujcie się tutaj na pracę dniami i wieczorami, na setki e-mail i kilkadziesiąt telefonów, na negocjacje, złość, radość, czekanie na odpowiedzi, itd. Jak za to się zabrać? Na początku fajnie jest stworzyć sobie listę firm (adres strony, e-mail, telefon kontaktowy) które są w zasięgu Waszego zainteresowania. Zróbcie też większą listę firm dodatkowych (nie oznacza to gorszych, w żadnym wypadku, a dodatkowa gdyż firm jest tyle, że nie sposób do każdej z nich napisać, a każda w swojej ofercie ma coś ciekawego do zaoferowania). Gdy mamy listę warto przygotować wzór wiadomości z podstawowymi danymi o sobie, o spotkaniu, co oferujemy za patronat nad spotkaniem, a całą resztę listu dopasowywać w zależności od firmy. Nigdy nie piszcie że organizujecie spotkanie i chcecie prezenty bo tak i już - ja gdybym otrzymała taką wiadomość na pewno bym się nie zgodziła. Ważne by wiadomość nie była mocno długa, bo nie każdy ma czas czytać długie maile, ale przede wszystkim to co piszecie musi być szczere i prawdziwe. Przygotujcie sobie też listę blogów blogerek i ich social media - niektóre firmy o nie proszą. I do dzieła... pierwsze maile wysłane? To pozostaje czekać na odpowiedź i negocjować. 

Warto jest mieć plan awaryjny gdyby nagle "coś". Zamknęli lokal z nagłych przyczyn - warto mieć upatrzony dodatkowy gdzie nie potrzebna jest rezerwacja, latem można przenieść się nawet do parku, zimą jest już gorzej.  Listę rezerwową blogerek - gdyby którejś coś wypadło w ostatniej chwili i nie mogła przybyć na spotkanie. Gdy miały być warsztaty, prelekcje, itp. i ktoś nie dotrze na czas, to fajnie mieć przygotowane nawet przez samego siebie - jakieś krótkie zabawy np. test jak dobrze znasz blogi koleżanek, itp. I takie plany awaryjne dotyczą każdego punkt, by później nie zostać z niczym. Plan awaryjny może być, ale nie musi być idealnie precyzyjny, ważne by był pomysł co jeśli coś pójdzie nie tak. 

Dlaczego wzięłam ten punk pod uwagę, ponieważ organizacja spotkania trwa długo przed spotkaniem, ale też i pewien czas po spotkaniu, także bardzo intensywnie. Miło jest jeśli po spotkaniu pojawią się relację z tego wydarzenia, nawet jeśli nie było upominków - w końcu czas spędzony razem też się liczy i o tym nie zapominajmy. Jeśli jednak upominki były, relacje z wydarzenia są w pewien sposób wymagane i zadaniem organizatorki jest ich dopilnowanie (tak już jest przyjęte). To my musimy przekazać uczestniczkom spotkania, wszelkie niezbędne informacje, co jak i z czym, a ponadto dopilnować by wszystko się zgadzało, a w razie nietaktu interweniować. Relacja po spotkaniu to także wpis z upominkami, który interesuje najbardziej firmy patronujące i czekają na niego z niecierpliwością. Pamiętajcie lepiej dopilnować wszystkiego niż później świecić oczami przed firmami i bać się do nich odezwać kolejnym razem, bo... nie dotrzymałam słowa.  Dla lepszego kontaktu z uczestniczkami spotkania, organizatorka może założyć prywatną grupę na Facebook i tam umieszczać wszelkie niezbędne informacje dotyczące spotkania - uwierzcie mi, że to jest naprawdę spore ułatwienie, gdyż nie trzeba pisać do każdego z osobna a można każdego oznaczyć w jednym wpisie. 

Jedni wolą sami inni z kimś. Jak ja wolę? Raz można tak, raz tak. Na pewno są wady i zalety, czy robimy coś sami, czy z kimś. Jeśli organizujemy spotkanie sami - mamy na pewno więcej pracy - jednak robimy wszystko tak jak tego chcemy, jaki mamy plan i wizję. Gdy tworzymy spotkanie z kimś musimy umieć chodzić na kompromisy w obie strony - ale za to cała masa pracy dzieli się na dwóch. Także to tylko od Was zależy czy chcecie organizować spotkanie sami czy z kimś. 



PODSUMOWANIE
Co daje nam taka organizacja spotkania? Jeśli od zawsze o tym marzyliście to przede wszystkim SATYSFAKCJĘ, że w końcu Wam się udało, że dałyście radę bez względu na wszystko, itp. Ale to jest też niemalże kilka miesięcy przez które macie mniej czasu, dla siebie, dla rodziny, dla znajomych. To czas radości, nerwów i niepewności, ale też czas ekscytacji i fascynacji i czucia, że robicie coś dla kogoś. Jeśli jeszcze Wasze spotkanie jest owiane celem charytatywnym  - to rewelacja :). Teraz tylko i wyłącznie od Was zależy czy jesteście gotowe by podjąć się próby organizacji spotkania. Ja uwielbiam organizacje, czuję się w tym spełniona i to jest bardzo ważne.

Mam nadzieję, że zamieściłam wszystko co powinnam, jeśli jednak nurtują Was jeszcze jakieś pytania to pytajcie śmiało, postaram się na każde z nich odpowiedzieć w sposób wyczerpujący temat.

Teraz kochane przyznać się lubicie takie spotkania? Organizowałyście już, macie zamiar, lub to nie dla Was?

Do następnego.

Emilka :*

16 komentarzy

  1. Jeśli chodzi o mnie to w październiku wybieram się na pierwsze spotkanie, na które się dostałam i jestem strasznie ciekawa jak będzie to wszystko wyglądać :)

    OdpowiedzUsuń
  2. Nigdy nie byłam na tego typu spotkaniu, mam nadzieję, że niedługo będę miała okazję :)

    OdpowiedzUsuń
  3. Nie planowałam nigdy nic takiego organizować, ba! nawet nie byłam na ani jednym takim spotkaniu (chociaż bloguję nie od dziś) ale z ciekawością przeczytałam Twój post ;-)

    OdpowiedzUsuń
  4. Ja właśnie jestem w trakcie organizowania spotkania (co prawda nie moje pierwsze, ale pierwsze kiedy za wszystko jestem odpowiedzialna tylko ja). Mam nadzieje, że dziewczyny będą zadowolone ;)

    OdpowiedzUsuń
  5. Ja uwielbiam spotkania blogerek :) Sama też zamierzam zacząć organizować w Gdańsku, dlatego post jak najbardziej przydatny! Zapisałam sobie do zakładek :)

    Mam nadzieję, że wpadniesz również do mnie!
    www.spiked-soul.pl


    Elwira Charmuszko

    OdpowiedzUsuń
  6. Ja mam w planach organizować spotkanie :) wpis dla mnie jak najbardziej przydatny ;)

    OdpowiedzUsuń
  7. Fajny pomysł z tymi spotkaniami ale ja jestem chyba zbyt nieśmiała na tego typu wydarzenia

    OdpowiedzUsuń
  8. Jeszcze nie brałam udziału w żadnym spotkaniu blogerek, ale jak nadarzy się okazja to chętnie się wybiorę :)

    OdpowiedzUsuń
  9. Solidny wpis. Myślę, że jestes świetną organizatorką takich spotkań.

    OdpowiedzUsuń
  10. Bardzo fajny wpis, przede wszystkim pomocny bardzo !
    Widziałam ile pracy włożyłaś w przygotowania, wszystko wyszło idealnie !

    OdpowiedzUsuń
  11. bardzo pomocny plan, organizując takie spotkanie można o czymś zapomnieć, a tak drukuje twój post i już mam gotową liste

    OdpowiedzUsuń
  12. Bardzo trafny wpis Kochana.
    Miałam myśl żeby zorganizować tego typu spotkanie iż w lubuskim bardzo rzadko są takie wydarzenia :)

    OdpowiedzUsuń
  13. Byłam organizatorką, co prawda nie spotkania blogerskiego. Bardzo dużo czasu zajmuje dopiecie wszytskiego na ostatni guzik, czego uczestnicy za pewnie nigdy sie nie dowiedza.

    OdpowiedzUsuń
  14. Takie zorganizowanie spotkania to bardzo trudny orzech do zgryzienia :)

    OdpowiedzUsuń
  15. Dwa lata z rzędu organizowałam akcję charytatywną "blogerzy dzieciom z domów dziecka". Coś o tym trudzie i pracy dniami i nocami wiem... Świetna sprawa!
    Gratuluję, że zorganizowałaś tak cudone spotkania. Chcicałabym kiedyś móc wziąć w czymś takim udział :)

    OdpowiedzUsuń
  16. Hej Emilka! Zainteresował mnie Twój post. Jestem blogerką z dość krótkim stażem, jednak intensywnie pracuję nad moim blogiem. Proszę o informację w jaki sposób można zgłosić się na takie spotkanie. Gdzie szukać informacji?

    OdpowiedzUsuń

Dziękuję wszystkim za odwiedziny i komentarze :)
Zaglądam do każdego komentującego.
Jeśli blog Ci się spodobał, zachęcam do obserwowania.

Pozdrawiam :):*